Reserveonderdelen inkopen onder tijdsdruk: zo verkort u stilstand

Om 3 uur ’s nachts valt een spiraalkneder uit. De ochtendploeg begint om 5 uur. In deze situatie telt elke minuut, en wie dan voor het eerst naar een reserveonderdeel gaat zoeken, heeft al verloren.

Machine-uitval in bakkerijen houdt zich niet aan een schema. Het gebeurt in het hoogseizoen, vlak voor feestdagen en ’s nachts. Wie op zo’n moment snel wil reageren, heeft geen geluk nodig, maar voorbereiding. Het goede nieuws is dat de inkoop van reserveonderdelen in de meeste gevallen aanzienlijk sneller kan, als u een paar processen van tevoren goed regelt.

Waarom het inkopen van onderdelen zo vaak langer duurt dan nodig

De meest voorkomende oorzaak van lange stilstand is niet de levertijd. Het is de zoektijd. Voordat er überhaupt een bestelling kan worden geplaatst, moet duidelijk zijn naar welk onderdeel u zoekt. In de praktijk kost dat vaak meer tijd dan de levering zelf.

Op het typeplaatje van een machine staan het model, het bouwjaar en het serienummer. Deze drie gegevens vormen de basis voor elke gerichte aanvraag voor reserveonderdelen. Ontbreekt een van deze gegevens, dan begint het giswerk, dat uren kan duren. Wie de gegevens van zijn machines centraal heeft vastgelegd, bespaart bij een noodgeval alleen al met deze stap 30 tot 90 minuten.

Het tweede probleem is het onderdeelnummer. Veel bakkerijen werken zonder onderhoudshandleidingen of hebben die ergens opgeborgen waar ze in geval van nood niet binnen handbereik zijn. Voor veel standaardonderdelen, zoals kogellagers of V-snaren, volstaat echter de normomschrijving die direct op het onderdeel staat. Een lager met de aanduiding 6305-2Z kan wereldwijd eenduidig worden geïdentificeerd en ingekocht. Deze informatie staat letterlijk op het onderdeel dat zojuist is uitgevallen.

Het derde probleem is de communicatie. Wie onder tijdsdruk een aanvraag doet, maar de verkeerde informatie verstrekt, verliest opnieuw tijd door vragen en correcties. "De kneder maakt geluid" leidt niet tot een bestelling. "Spiraalkneder Diosna SP 80, bouwjaar 2014, lager in de hoofdaandrijving defect, aanduiding 6310-2RS" leidt binnen enkele minuten tot een concreet resultaat. Zo’n aanvraag is geen kwestie van ervaring, maar van voorbereiding.

Zo identificeert u een defect onderdeel op de juiste manier

Normonderdelen direct aflezen

Bij kogellagers staat de aanduiding meestal op de buitenring. Bij V-snaren staat die op de achterkant van de snaar. Bij afdichtingen en O-ringen kunt u de doorsnede met een schuifmaat meten en het onderdeel aan de hand van een normtabel identificeren. Daarvoor hebt u geen documentatie over reserveonderdelen nodig, alleen het juiste gereedschap en twee minuten tijd.

Voor kogellagersen V-snarenheeft bakeryparts.com de gangbare typen voor bakkerijmachines op voorraad. Wie de normomschrijving kent, kan direct bestellen.

Fabrikantspecifieke onderdelen

Bij fabrikantspecifieke onderdelen zonder normomschrijving is de snelste aanpak een foto van het defecte onderdeel, in combinatie met de machinegegevens van het typeplaatje. Een duidelijke foto van beide kanten van het onderdeel, samen met het model, het bouwjaar en het serienummer, volstaat in de meeste gevallen om het onderdeel betrouwbaar te identificeren. Dit geldt zowel voor Diosna, WP Kemper, Königals Fortuna .

Bij twijfel helpt de aanvraag voor reserveonderdelen. Hoe vollediger de verstrekte gegevens, hoe sneller u antwoord krijgt.

Leveringsopties en wat ze werkelijk kosten

Expresbezorging kost meer dan standaardlevering. Hoeveel meer hangt af van het gewicht en de afstand, maar voor een typisch machineonderdeel bedraagt de toeslag voor levering de volgende dag 15 tot 35 euro. Dat lijkt veel, totdat u dit bedrag afzet tegen de kosten van een langere stilstand.

Een rekenvoorbeeld: een bakkerij met een dagomzet van 4.000 euro en twee gelijkwaardige productielijnen verliest bij uitval van één lijn ongeveer 1.500 tot 2.000 euro aan dagomzet als de tweede lijn de productie van de uitgevallen lijn niet kan opvangen. Een toeslag van 25 euro voor expreslevering van een lager waarmee de kneder weer aan de slag kan, is in zo’n situatie geen kostenpost waarover discussie nodig is.

Anders ligt het wanneer het onderdeel nodig is voor een apparaat dat slechts af en toe wordt gebruikt, of wanneer er een vervangend apparaat beschikbaar is. Dan is standaardlevering de juiste keuze. De keuze voor expreslevering moet dus niet automatisch worden gemaakt, maar afhangen van de daadwerkelijke productieverliezen.

Waaraan u een leverancier herkent die in geval van nood geschikt is

Drie zaken maken het verschil wanneer er haast bij is. Ten eerste: voorraad. Onderdelen die eerst bij de fabrikant moeten worden besteld, verlengen de levertijd ongeacht de gekozen verzendmethode met één tot drie werkdagen. Wie pas na het plaatsen van de bestelling ontdekt dat het onderdeel niet op voorraad is, verliest precies de tijd die hij met expresverzending wilde winnen. Ten tweede: bereikbaarheid. Een contactpersoon die een onderdeelnummer telefonisch of per e-mail snel kan bevestigen, bespaart tijd bij de identificatie. Ten derde: duidelijke verzendopties. Wie in geval van nood niet weet of expreslevering mogelijk is, verliest tijd aan navraag die hij had kunnen vermijden.

Het loont dus om vooraf te weten wie een vaste leverancier van onderdelen voor bakkerijmachines is en hoe het bestelproces daar onder tijdsdruk verloopt. Dat kost weinig moeite, maar bespaart in geval van nood aanzienlijk veel tijd. Alle onderdelen op bakeryparts.comzijn op voorraad.

Preventie: de meest effectieve maatregel tegen lange stilstand

De snelste manier om een onderdeel te bemachtigen, is het al op voorraad te hebben. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar wordt in de praktijk steevast onderschat. Geen enkel bedrijf kan alle denkbare onderdelen op voorraad houden. Maar elke bakkerij kan een korte lijst bijhouden van de onderdelen die bij haar machines het vaakst worden vervangen en waarvan een defect de bedrijfsvoering direct stillegt.

Die lijst is korter dan u denkt. Voor een spiraalkneder zoals de Diosna SP 80 zijn V-snaren en lagers doorgaans regelmatig aan vervanging toe, en daarnaast af en toe schakelcomponenten. Een kleine voorraad van vier à vijf van deze onderdelen per hoofdproductiemachine kost bij inkoop minder dan 200 euro en voorkomt bij de meest voorkomende storingen volledig dat er onderdelen moeten worden ingekocht.

Welke onderdelen dat precies zijn, kunt u afleiden uit de onderhoudsgeschiedenis. Wie dezelfde machine de afgelopen drie jaar drie keer heeft stilgelegd vanwege hetzelfde lager, weet welk onderdeel op voorraad moet liggen. Wie deze geschiedenis niet heeft bijgehouden, begint daar nu mee. Zelfs een eenvoudig notitieboekje met de datum, de machinenamen en de vervangen onderdelen geeft na een jaar meer inzicht in de daadwerkelijke behoefte aan reserveonderdelen dan welke algemene aanbevelingslijst ook.

In het artikel Onderhoud in de dagelijkse bedrijfsvoeringleest u hoe u een gestructureerde voorraad reserveonderdelen kunt opbouwen en welke onderdelen voor welke machines bijzonder belangrijk zijn. Het verband tussen onderhoudscycli en de kans op uitval wordt toegelicht in De levensduur van bakkerijmachines verlengen.

Als het onderdeel niet te vinden is

Soms ligt het probleem bij een snelle inkoop niet aan de levering, maar aan het feit dat het onderdeel simpelweg niet kan worden geïdentificeerd. Dit komt vaker voor bij oudere machines waarvan de onderhoudsdocumentatie ontbreekt of waarvan onderdelen in de loop der jaren tijdens reparaties door derden zijn vervangen, waardoor de reeks serienummers niet meer overeenkomt met het origineel.

In zulke gevallen helpt een gestructureerde aanpak. Maak foto’s van het onderdeel van beide kanten, noteer alle zichtbare opschriften, meet waar mogelijk de afmetingen en voeg de machinegegevens van het typeplaatje toe. Wie vaag om informatie vraagt, krijgt een vaag antwoord. Wie een precieze vraag stelt, krijgt doorgaans binnen enkele uren een bruikbaar antwoord. De aanvraag voor reserveonderdelen op bakeryparts.comis daarvoor de directe route.

Bij machines die ouder zijn dan 15 jaar, loont het bovendien om na te gaan of het gezochte onderdeel nog regulier leverbaar is of dat een compatibel alternatief mogelijk is. Bij genormeerde onderdelen zoals kogellagers is dat geen probleem. Bij fabrikantspecifieke onderdelen kan de beschikbaarheid beperkt zijn. Als u dat op tijd weet, kunt u gerichter beslissen, bijvoorbeeld of u een tweede exemplaar als reserve moet aanschaffen.

Conclusie

Stilstand is zelden volledig te voorkomen. Maar de meeste bedrijven verliezen tijd op onnodige momenten: bij de identificatie van het onderdeel, bij de keuze van de levering en doordat de meest voorkomende slijtageonderdelen niet op voorraad zijn. Wie deze drie zaken op orde heeft, halveert in veel gevallen de tijd tussen de storing en de heringebruikname.

Als u op dit moment onder tijdsdruk naar een onderdeel zoekt, vindt u hier de volledige onderdelencatalogusof kunt u direct een aanvraag voor reserveonderdelenindienen met een foto en de machinegegevens.